Prise de rendez-vous en ligne pour podologue : réservation, confirmation, rappel
Le patient choisit un créneau sur la page publique du praticien, le rendez-vous est confirmé d'office et il reçoit un e-mail, puis un rappel la veille. Ces e-mails ne portent aucun contenu clinique. Dans le logiciel de gestion de cabinet de podologie Achyl, le rendez-vous rejoint l'agenda et le dossier du patient.
Comment un patient réserve-t-il en ligne ?
- Le praticien ouvre son lien de réservation (il est fermé par défaut) et choisit les types de rendez-vous réservables en ligne.
- Le patient ouvre le lien du praticien et choisit un type de rendez-vous : bilan, soin ou contrôle, selon ce que le cabinet propose.
- Il voit les créneaux libres, calculés depuis les horaires du praticien, la durée du type de rendez-vous et les rendez-vous déjà pris.
- Il renseigne son identité et ses coordonnées, puis valide.
- Le rendez-vous est confirmé d'office : il apparaît dans l'agenda et le patient reçoit un e-mail de confirmation avec un lien d'annulation.
- La veille, un rappel part par e-mail.
Côté cabinet, le réglage des horaires, des types et de la vue commune se fait dans l'agenda du cabinet.
Quelles informations sont demandées au patient, et lesquelles jamais ?
| Demandé | Pourquoi |
|---|---|
| Nom et prénom | Identifier le patient et le rattacher à son dossier. |
| Date de naissance | Distinguer deux homonymes : sans elle, aucun rapprochement n'est fait. |
| Adresse e-mail | Envoyer la confirmation, le lien d'annulation et le rappel. |
| Téléphone | Joindre le patient si le cabinet doit le prévenir. |
| Motif | Facultatif, en quelques mots, pour le praticien seulement. |
Ne sont jamais demandés en ligne : numéro de sécurité sociale, antécédents, traitements ou documents médicaux. Ils relèvent de la consultation, pas de la prise de rendez-vous.
Confirmation et rappel la veille : que contiennent les e-mails ?
Les e-mails envoyés au patient portent le nom du praticien et du cabinet, la date, l'heure et l'adresse du rendez-vous, et un lien pour annuler. Ils ne mentionnent ni le motif ni le type de rendez-vous : une boîte de réception peut être lue par un proche, et un intitulé de soin est déjà une information de santé.
Si le praticien déplace ou annule un rendez-vous, le patient n'est prévenu que si le praticien le choisit au moment du changement. Un déplacement par glisser-déposer dans l'agenda demande une confirmation.
Comment éviter les doubles réservations ?
- Au moment de valider, le créneau est vérifié à nouveau : si un autre patient vient de le prendre, la réservation est refusée et d'autres créneaux sont proposés.
- Les rendez-vous saisis par le cabinet et ceux pris en ligne partagent le même agenda : un créneau occupé n'est plus proposé.
- Les événements horaires de vos agendas iCal ou Google bloquent les créneaux correspondants ; un événement « journée entière » ne bloque rien, pour ne pas fermer une journée sur un simple rappel.
Que se passe-t-il pour un nouveau patient ?
Le dossier est recherché sur le nom, le prénom et la date de naissance, sous une forme normalisée (accents, majuscules) mais jamais approchée : une lettre de différence désigne un autre patient. Si un dossier correspond, le rendez-vous y est rattaché et le dossier n'est pas modifié ; les coordonnées saisies restent sur le rendez-vous.
Si aucun dossier ne correspond, un dossier est créé et marqué comme créé en ligne, et l'opération est inscrite au journal des accès. La page de réservation ne dit jamais au visiteur si un dossier existait déjà.
Une patiente fictive, Mme Lemoine, née le 3 mars 1980, réserve un soin : son dossier existe, le rendez-vous s'y rattache.
Une autre Mme Lemoine, née le 14 juin 1992, réserve la même semaine : les dates de naissance diffèrent, un second dossier est créé et marqué comme créé en ligne.
Questions fréquentes
Le rendez-vous pris en ligne doit-il être validé par le praticien ?
Non. Il est confirmé d'office, sur un créneau que le praticien a ouvert à la réservation.
Le patient peut-il annuler lui-même ?
Oui, par le lien d'annulation présent dans l'e-mail de confirmation.
Chaque praticien du cabinet a-t-il son propre lien ?
Oui. Le lien est propre à chaque praticien, et chacun décide de l'ouvrir ou non.
Les e-mails indiquent-ils le motif du rendez-vous ?
Non. Ni le motif ni le type de rendez-vous n'y figurent.