Politique de confidentialité

La plateforme Achyl est éditée par la société ACHYL, société par actions simplifiée (SAS) en cours d'immatriculation au RCS de Paris. Le responsable de traitement est la société ACHYL ; pour toute question relative à vos données, écrivez à dpo@achyl.co.

Achyl est destiné aux pédicures-podologues (les « praticiens »). Dans ce cadre, le praticien agit comme responsable de traitement des données de ses patients, et Achyl intervient en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Un contrat de sous-traitance (DPA) encadre cette relation.

Selon votre usage, Achyl traite :

• Données de compte praticien : nom, e-mail, identifiants de connexion, n° RPPS, téléphone, informations de cabinet et de facturation.
• Données patients : identité, données administratives, et données de santé (motif de consultation, examens, observations cliniques).
• Contenus de consultation : enregistrements audio, transcriptions, notes, documents importés, documents générés (compte-rendu, courrier, fiche patient, infographie).
• Assistant IA (chat) : questions posées, réponses générées, documents joints, et appréciations (👍/👎) servant à améliorer la qualité du service.
• Agenda et prise de rendez-vous en ligne : rendez-vous du praticien, et, pour un patient qui réserve en ligne, son nom, son prénom, sa date de naissance et ses coordonnées (chiffrés).
• Connecteurs d'agenda : rendez-vous importés via un lien iCal ou via une connexion Google Agenda (selon votre configuration).
• Préférences d'interface : ville météo, organisation des widgets, liens affichés — stockées localement dans votre navigateur (voir la politique cookies).
• Journal des accès aux dossiers : création, consultation, modification et suppression d'un dossier patient, avec l'auteur et la date. Les noms n'y sont pas recopiés.
• Données techniques : journaux de connexion et d'activité (horodatage, événements) à des fins de sécurité et de suivi des coûts.

Comment elles sont recueillies : par le praticien lui-même, qui les saisit, les dicte ou les importe dans l'application (fiche patient, enregistrement d'une consultation avec le consentement du patient, documents et exports d'appareils importés, questions posées à l'assistant) ; par le patient qui réserve un rendez-vous en ligne ; et automatiquement pour les données techniques. Achyl ne collecte aucune donnée auprès de tiers.

• Fourniture du service de génération de comptes-rendus — exécution du contrat.
• Traitement de données de santé — réalisé pour le compte du praticien, dans le cadre de la prise en charge du patient (art. 9.2.h RGPD), sous la responsabilité du praticien.
• Sécurité, traçabilité et prévention des abus — intérêt légitime et obligations légales (HDS / PGSSI-S).
• Facturation et obligations comptables — obligation légale.

La protection des données est au cœur de l'architecture d'Achyl :

• Chiffrement des données personnelles et de santé au repos (Fernet — AES-128 CBC + HMAC-SHA256) et en transit (TLS).
• Hébergement en France chez des hébergeurs certifiés Hébergeur de Données de Santé (HDS) : Scalingo SAS pour la plateforme et la base de données (certificat n° 38436), Amazon Web Services (région Paris) pour les fichiers, chiffrés par Achyl avant envoi.
• Pseudonymisation : avant toute rédaction par l'IA, les identifiants directs (nom, e-mail, téléphone, dates, etc.) sont remplacés par des jetons. L'enregistrement audio et les documents numérisés, eux, sont transmis tels quels pour être lus : une voix ou un document scanné ne se pseudonymise pas.
• Cloisonnement des accès : un praticien n'accède qu'aux dossiers de son cabinet ; au sein d'un cabinet, seul l'auteur d'un document ou le titulaire peut le modifier. Chaque accès à un dossier est journalisé.

La transcription des enregistrements, la rédaction des documents, la lecture des documents importés et les réponses de l'assistant sont réalisées par un service d'intelligence artificielle : Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Ltd), ressource située en France, hébergeur certifié HDS.

• Ce qui est envoyé : l'enregistrement audio de la consultation et sa transcription, les notes du praticien, le contenu des documents importés (comptes rendus, exports d'appareils, tickets d'autoclave) et les questions posées à l'assistant. Dans les textes, les identifiants directs du patient, du praticien et des tiers sont remplacés par des jetons avant l'envoi ; l'audio et les documents numérisés sont transmis tels quels pour pouvoir être lus.
• Pour quoi : uniquement pour produire ce que le praticien demande (transcription, documents, classement des pièces, réponses). Les données ne sont pas réutilisées pour entraîner les modèles. Microsoft applique toutefois sa surveillance des abus : un échange signalé par ses systèmes peut être conservé dans la zone géographique de la ressource et relu par des employés de Microsoft situés dans l'Espace économique européen.
• Votre accord : ce traitement fait partie du service prévu par les conditions générales et le contrat de sous-traitance. Dans les applications iPhone, iPad et Mac, votre accord vous est en outre demandé, en vous disant ce qui est envoyé et à qui, avant le premier envoi : sans lui, rien n'est envoyé. Vous pouvez refuser à tout moment, sur tous vos appareils, dans Réglages → Mes données : les fonctions d'IA sont alors désactivées et le reste du service (agenda, patients, facturation, ordonnances, exercices, stérilisation) reste disponible. Le consentement du patient à l'enregistrement mentionne lui aussi ce traitement.

Pour fournir le service, Achyl recourt à des prestataires techniques, encadrés par des contrats conformes au RGPD :

• Hébergement (plateforme et base de données) : Scalingo SAS (France), certifié HDS.
• Stockage des fichiers (enregistrements audio, documents importés, PDF signés) : Amazon Web Services EMEA SARL (région Paris), certifié HDS ; fichiers chiffrés par Achyl avant envoi, clés de chiffrement conservées hors d'AWS.
• Traitements par intelligence artificielle (transcription des enregistrements, rédaction et analyse des documents, lecture des documents numérisés, recherche dans la base documentaire) : Microsoft Ireland Operations Ltd (Microsoft Azure, Union européenne ; ressource en France), hébergeur certifié HDS pour les services en disponibilité générale. Vos données ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles (contrat de traitement / DPA). Les textes sont envoyés après remplacement des identifiants directs par des jetons ; l'enregistrement audio et les documents numérisés sont transmis tels quels pour être lus.
• Connexion d'agenda (optionnelle, si activée) : Google (Google Agenda, via autorisation OAuth). Aucune donnée clinique transmise ; accès possible hors Union européenne, encadré par des clauses contractuelles types.
• Envoi d'e-mails de service et de rendez-vous : Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon SES), région Paris. Aucun contenu de dossier dans les e-mails : un e-mail de rendez-vous ne porte ni le motif ni le type de rendez-vous.
• Paiement de l'abonnement : Stripe Payments Europe Ltd (Irlande, avec accès possible depuis les États-Unis, encadré par des clauses contractuelles types et le Data Privacy Framework), pour les données de facturation du compte praticien uniquement. Aucune donnée de patient transmise.
• Mesure d'audience : PostHog (Union européenne, Francfort). Pages vues uniquement, sans jamais vous identifier ; les adresses de pages sont anonymisées avant envoi et aucune donnée de santé n'est transmise. Aucun cookie n'est déposé sans votre accord.

Chaque sous-traitant est tenu, par contrat (art. 28 RGPD), d'assurer aux données une protection au moins équivalente à celle décrite dans la présente politique, et de ne les traiter que pour les besoins du service.

La liste complète et à jour figure sur la page Sous-traitants. Vos données ne sont jamais vendues. Tout transfert hors Union européenne, s'il existe, est encadré par des garanties appropriées (clauses contractuelles types).

Sociétés mères américaines. Aucune donnée n'est stockée hors de France, mais Amazon Web Services, Microsoft, Google, Stripe et PostHog appartiennent à des groupes dont la société mère est établie aux États-Unis : une autorité américaine pourrait leur adresser une demande d'accès (« CLOUD Act »). Amazon, Microsoft, Google et Stripe sont inscrits au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), et les clauses contractuelles types de leurs contrats s'appliquent en tout état de cause. Pour en limiter la portée, les fichiers sont chiffrés par Achyl avant d'être confiés à Amazon Web Services (clés conservées hors d'AWS) et les textes sont pseudonymisés avant d'être confiés à Microsoft ; l'enregistrement audio et les documents numérisés lui sont en revanche transmis tels quels pour être lus.

Cabinet à plusieurs praticiens. Lorsque votre pédicure-podologue exerce au sein d'un cabinet regroupant plusieurs praticiens, votre dossier (consultations, documents, appareillage) peut être consulté par les praticiens de ce cabinet, dans le cadre de l'équipe de soins prévue à l'article L1110-12 du code de la santé publique et pour assurer la continuité de votre prise en charge. Ce partage ne s'étend jamais au-delà du cabinet. Chaque accès à votre dossier est tracé. Vous pouvez vous opposer à ce partage auprès de votre praticien.

Les données de santé sont conservées conformément aux obligations applicables au dossier du patient. Les données de compte sont conservées le temps de la relation contractuelle, puis archivées ou supprimées selon les durées légales.

• Enregistrements audio : effacés 30 jours après l'enregistrement ; les copies de sauvegarde du stockage disparaissent dans les 30 jours suivants, soit un effacement complet au plus tard environ 60 jours après l'enregistrement. Un enregistrement dont la transcription n'a pas abouti est conservé jusqu'à ce qu'elle aboutisse ou qu'il soit supprimé. Le texte transcrit reste au dossier.
• Dossier patient supprimé par le praticien : effacé définitivement 30 jours après sa suppression. Les factures émises sont conservées 10 ans (obligation comptable), détachées du dossier.
• Discussions avec l'assistant : effacées après 12 mois sans activité.
• Liste d'attente : adresse conservée 12 mois au plus, effacée dès la création du compte.
• Compte résilié : accessible en lecture 90 jours, prévenance par e-mail 30 jours avant l'effacement, puis effacement et attestation. Essai non converti : effacé 12 mois après sa fin, avec la même prévenance.
• Archives des comptes supprimés (dossiers de soin et factures que la loi impose de conserver) : conservées chiffrées, sans accès en ligne, 20 ans après la dernière consultation (jusqu'aux 28 ans d'un patient mineur) et 10 ans pour les factures, puis effacées.
• Journal des accès aux dossiers : 20 ans, durée alignée sur celle du dossier patient, pour qu'un accès indu reste vérifiable aussi longtemps que le dossier existe.
• Journaux techniques et de sécurité : 12 mois.
• Archive d'export du cabinet : supprimée 7 jours après sa création.

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données.

Patients : ces droits s'exercent auprès de votre praticien, responsable de votre dossier. Praticiens : vous pouvez exercer vos droits, et demander l'export ou l'effacement des données de votre compte, en écrivant à dpo@achyl.co.

Vous pouvez à tout moment introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

La plateforme utilise uniquement le stockage strictement nécessaire à son fonctionnement (authentification, préférences d'affichage), sans cookie publicitaire. La mesure d'audience ne dépose aucun cookie sans votre accord : avant votre choix, elle reste anonyme et n'écrit rien dans votre navigateur ; si vous refusez, plus rien n'est envoyé. Les pages vues sont conservées un an. Votre choix est modifiable à tout moment. Le détail figure dans notre politique relative aux cookies.

La présente politique peut être mise à jour. Toute modification substantielle sera portée à votre connaissance via la plateforme.