Conditions générales d'utilisation

Les présentes conditions générales d'utilisation (CGU) régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme Achyl, éditée par la société ACHYL, société par actions simplifiée (SAS) en cours d'immatriculation (« l'Éditeur »). En créant un compte, l'utilisateur accepte sans réserve les CGU. Le contrat est conclu entre professionnels.

Font partie intégrante du contrat : le contrat de sous-traitance des données (DPA), la liste des sous-traitants et la politique de confidentialité. Pour ce qui touche à la protection des données des patients, le contrat de sous-traitance prévaut.

Achyl est un logiciel de documentation et de gestion destiné aux pédicures-podologues. À partir de ce que le praticien dit, examine, mesure et importe — enregistrement de la consultation, notes, documents, exports d'appareils de mesure —, la plateforme transcrit, structure et rédige des propositions de documents (compte-rendu, courrier au confrère, fiche remise au patient, infographie), en citant ses sources et en reportant sans les qualifier les valeurs lues dans les exports d'appareils. Elle gère aussi le dossier, l'agenda, la facturation, les ordonnances rédigées par le praticien et la traçabilité de la stérilisation.

Finalité. L'outil rédige, structure et cite ses sources ; il ne conclut pas. Il ne pose aucun diagnostic, n'attribue aucun niveau de risque, ne lève aucune alerte de lui-même et ne propose aucune conduite à tenir pour un patient : ce que les documents portent en ces matières est ce que le praticien a dit ou écrit. L'analyse, le diagnostic et la décision de soin appartiennent au praticien, qui reste maître de l'analyse et du diagnostic. Le service n'est pas destiné à diagnostiquer, prévenir, surveiller, prédire ou traiter une maladie, et ne doit pas être employé à ces fins.

Le service est actuellement proposé en version bêta. Pendant cette phase :

• l'accès est gratuit : aucun paiement n'est demandé tant que le paiement en ligne n'est pas ouvert. À l'issue de la période d'essai, que l'Éditeur peut prolonger, un compte non souscrit passe en lecture seule, sans qu'aucune somme ne soit due ;
• les fonctionnalités sont susceptibles d'évoluer, d'être modifiées ou retirées ; un retrait qui priverait le praticien de l'accès à ses données est exclu, l'export de l'archive du cabinet restant toujours disponible ;
• l'ouverture du paiement en ligne est annoncée au moins trente jours à l'avance. Le praticien choisit alors librement de souscrire l'une des formules de l'article 10 ; rien n'est souscrit pour lui.

L'utilisateur est un professionnel de santé qui conserve l'entière responsabilité professionnelle des documents produits. Il s'engage à relire, corriger si nécessaire et valider chaque document avant tout usage ou transmission. L'Éditeur ne saurait être tenu responsable d'un usage des contenus générés sans relecture ni validation.

L'utilisateur s'engage à informer ses patients de l'usage d'un outil de rédaction et à recueillir leur consentement à l'enregistrement de la consultation, dans le respect de ses obligations déontologiques et du RGPD.

Certaines fonctions reposent sur un service d'intelligence artificielle. Le présent article dit ce qui lui est envoyé, à qui, où, et sous quelles réserves.

• Ce qui est traité : la transcription des enregistrements, la structuration et la rédaction des documents, la lecture des documents numérisés importés, la recherche dans la base documentaire et les réponses de l'assistant.
• À qui : Microsoft Ireland Operations Ltd (Microsoft Azure), sous-traitant ultérieur, sous contrat de sous-traitance et hébergeur certifié de données de santé pour les services en disponibilité générale. Aucune autre société d'intelligence artificielle ne reçoit de données.
• Où : la ressource est située en France (France Central) ; les modèles de langage et la lecture de documents fonctionnent en zone de données de l'Union européenne, ce qui peut conduire à un traitement dans un autre État membre. Aucune donnée de santé n'est traitée hors de l'Union européenne.
• Pseudonymisé ou non : dans les textes envoyés, les identifiants directs du patient, du praticien et des tiers sont remplacés par des jetons avant l'envoi. Ce remplacement est automatique et peut ne pas reconnaître un nom écrit de façon inhabituelle. L'enregistrement audio, les documents numérisés et les images, eux, ne peuvent pas être pseudonymisés avant d'avoir été lus : ils sont transmis tels quels.
• Pas d'entraînement : les données ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles, ni par l'Éditeur, ni par Microsoft.
• Limites : un texte produit par l'intelligence artificielle peut comporter des erreurs, des omissions, une transcription inexacte ou une formulation qui ne rend pas fidèlement ce qui a été dit. C'est une proposition de rédaction.
• Relecture obligatoire : le praticien relit, corrige et valide chaque document avant tout usage, remise ou transmission (article 4).
• Refus : le praticien peut refuser ce traitement à tout moment, dans Réglages → Mes données ; les fonctions d'intelligence artificielle sont alors désactivées et le reste du service demeure disponible.

En utilisant ces fonctions, le praticien donne à l'Éditeur l'instruction documentée (art. 28.3.a du RGPD) de procéder à ces traitements, dans les conditions du présent article et du contrat de sous-traitance.

L'utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants. Toute action réalisée depuis son compte est réputée effectuée par lui. La double authentification est disponible et recommandée. Il s'engage à signaler sans délai tout accès non autorisé à support@achyl.co.

Le titulaire du compte peut inviter un praticien collaborateur, inclus dans son abonnement sans supplément. Le titulaire est seul responsable du contrat, de l'abonnement et de la gestion des accès ; il détermine qui rejoint le cabinet et qui en est retiré.

• Partagé au sein du cabinet : la base patients, les consultations, les documents générés, l'appareillage et le registre de stérilisation. Ce partage s'inscrit dans le cadre de l'équipe de soins (art. L1110-12 du code de la santé publique) ; il appartient au titulaire d'en informer les patients.
• Réservé à l'auteur : un praticien consulte le travail de ses confrères mais ne le modifie pas. La suppression d'un dossier relève du seul titulaire.
• Strictement individuel : les discussions du chat ne sont accessibles à aucun autre praticien, titulaire compris. Chaque praticien conserve son identité professionnelle (nom d'exercice, RPPS/ADELI, SIRET), sa facturation et sa numérotation propres.
• Accès du titulaire à la facturation : le titulaire dispose d'un accès en lecture seule aux factures émises par ses collaborateurs, au titre de la responsabilité économique du cabinet. Il ne peut ni les émettre, ni les modifier, ni les annuler.
• Traçabilité : les accès à un dossier par un praticien qui n'en est pas l'auteur sont journalisés et consultables par le titulaire.
• Départ d'un praticien : les données de soin restent rattachées au cabinet. Les factures émises sont conservées conformément aux durées légales.

L'utilisateur s'interdit notamment :

• d'utiliser le service à des fins illicites ou contraires à sa déontologie ;
• d'employer le service hors de la finalité décrite à l'article 2 ;
• de tenter de compromettre la sécurité ou l'intégrité de la plateforme ;
• de partager son accès avec un tiers non autorisé ;
• d'importer des contenus pour lesquels il ne dispose pas des droits nécessaires.

La plateforme permet au praticien de signer électroniquement une ordonnance ou une facture. Les parties conviennent expressément de ce qui suit, en application des articles 1366 et 1367 du code civil et du règlement (UE) n° 910/2014 (eIDAS).

Nature du procédé. Il s'agit d'une signature électronique simple. Elle ne bénéficie pas de la présomption de fiabilité attachée à la signature qualifiée. Les parties reconnaissent néanmoins, d'un commun accord, que le procédé décrit ci-dessous constitue un procédé fiable d'identification du signataire et de garantie du lien entre la signature et le document.

Ce que le procédé produit et conserve, pour chaque document signé :

• l'identification du signataire par son compte personnel, protégé par un mot de passe et, lorsqu'elle est activée, une authentification à deux facteurs ;
• l'identité du signataire, sa qualité et son numéro ADELI ou RPPS, figés à l'instant de la signature — un changement ultérieur ne réécrit jamais un document déjà signé ;
• un horodatage issu des serveurs de l'Éditeur, ainsi qu'une référence unique imprimée sur le document ;
• l'empreinte numérique (SHA-256) du fichier effectivement produit, calculée sur les octets définitifs, pavé de preuve inclus ;
• la conservation du fichier signé lui-même, resservi à l'identique à chaque téléchargement. Un document signé n'est jamais reconstitué ni modifié.

Vérification par un tiers. Toute personne détenant le document peut, sur la page publique achyl.co/verifier, contrôler que la référence existe et qu'elle est toujours valide, puis, en déposant le fichier, que celui-ci n'a pas été modifié depuis la signature. Cette page ne révèle aucune donnée de santé ni d'identité de patient.

Portée et limites, énoncées sans réserve. L'horodatage est celui des serveurs de l'Éditeur et non d'un tiers horodateur qualifié ; il ne bénéficie donc d'aucune présomption légale d'exactitude. Le procédé ne repose pas sur un certificat de signature. L'export groupé de plusieurs documents en un seul fichier n'est pas vérifiable, la fusion modifiant les octets scellés : l'archive ZIP, qui conserve chaque document intact, doit être préférée dès que la preuve importe. Le positionnement complet du procédé face au référentiel de l'Agence du numérique en santé est communicable sur demande.

Force probante convenue. Les parties conviennent que les éléments décrits ci-dessus constituent, entre elles, un mode de preuve admissible et opposable, et qu'ils peuvent être valablement produits en justice. Cette convention ne préjuge pas de l'appréciation d'un tiers ou d'une juridiction.

Révocation. Le praticien peut révoquer une signature. La révocation ne fait pas disparaître la référence : un tiers qui détient le document doit pouvoir apprendre le retrait, et non se voir répondre que la référence est inconnue.

Le service est proposé par abonnement, selon deux formules qui incluent chacune sans supplément un praticien collaborateur :

• Formule complète : l'ensemble des fonctionnalités — 69 € HT par mois sans engagement, ou 59 € HT par mois avec engagement de 12 mois, facturé 649 € HT par an (douze mois pour le prix de onze) ;
• Formule sans audio : les mêmes fonctionnalités, à l'exception de l'enregistrement et de la transcription de la consultation, et de l'infographie — 49 € HT par mois sans engagement, ou 39 € HT par mois avec engagement de 12 mois, facturé 468 € HT par an.

Les prix s'entendent hors taxes, la TVA au taux en vigueur s'y ajoutant. Les montants applicables sont rappelés lors de la souscription.

• Sans engagement : l'abonnement est facturé chaque mois et peut être résilié à tout moment, dans les conditions de l'article 14.
• Avec engagement de 12 mois : l'abonnement est facturé en une seule fois et d'avance pour toute la période de 12 mois. Le titulaire s'engage pour la totalité de cette période, renouvelée tacitement par périodes de 12 mois. Au moins un mois avant chaque échéance annuelle, l'Éditeur adresse au titulaire, par courrier électronique, un rappel de la date d'échéance, du montant du renouvellement et de la faculté de ne pas renouveler.

Tout nouveau compte bénéficie d'une période d'essai gratuite de 30 jours. La formule peut être choisie pendant l'essai : aucune somme n'est prélevée avant son terme, et la période d'engagement court à compter de la première échéance payée. À défaut de souscription au terme de l'essai, le compte est conservé en lecture seule : l'utilisateur garde l'accès à ses dossiers et documents mais ne peut plus en créer de nouveaux.

Toute évolution des tarifs est annoncée dans les conditions de l'article 19 et ne s'applique pas à une période d'engagement en cours. Pour toute question relative aux conditions financières, contactez contact@achyl.co.

Moyens de paiement. À l'ouverture du paiement en ligne, l'abonnement se règle par carte bancaire ou par prélèvement SEPA, par l'intermédiaire du prestataire de paiement Stripe. L'Éditeur ne conserve aucune donnée de carte. Tant que le paiement en ligne n'est pas ouvert, aucun paiement n'est demandé (article 3).

Échéance. L'abonnement est payable d'avance, à la date de chaque échéance — mensuelle ou annuelle selon la formule —, par prélèvement sur le moyen de paiement enregistré. La facture correspondante est mise à disposition dans le compte.

Retard. Toute somme non payée à son échéance porte de plein droit, à compter du jour suivant et sans rappel préalable, des pénalités de retard au taux de trois fois le taux d'intérêt légal en vigueur. Le titulaire est en outre redevable de plein droit d'une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (articles L.441-10 et D.441-5 du code de commerce), sans préjudice d'une indemnisation complémentaire sur justification si les frais exposés sont supérieurs. Un défaut de paiement peut entraîner la suspension prévue à l'article 12.

L'Éditeur peut suspendre le service dans les seuls cas suivants :

• défaut de paiement non régularisé quinze jours après une mise en demeure adressée par courrier électronique ;
• usage contraire à l'article 8 mettant en péril la sécurité du service ou les données d'autres utilisateurs, ou compromission d'un identifiant : sans préavis lorsque l'urgence l'impose, avec information immédiate du titulaire et des motifs ;
• injonction d'une autorité administrative ou judiciaire.

Effets. La suspension met le compte en lecture seule : le praticien conserve l'accès à ses dossiers et documents et peut toujours produire l'archive de son cabinet, afin que la continuité des soins ne dépende jamais d'un litige commercial ; la création de nouvelles consultations et les fonctions d'intelligence artificielle sont suspendues. Par exception, l'accès d'un identifiant compromis peut être bloqué le temps de le sécuriser. La suspension est levée dès que sa cause a disparu ; elle ne vaut pas résiliation, laquelle obéit à l'article 14.

Les données appartiennent au praticien. Les dossiers patients, consultations, documents produits, enregistrements et éléments importés demeurent la propriété du praticien ou du cabinet, qui en est le responsable de traitement. L'Éditeur n'acquiert aucun droit sur ces contenus, ne les revend pas, ne les cède pas, ne les exploite à aucune fin commerciale et ne les utilise jamais pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle — ni les siens, ni ceux de ses prestataires.

La plateforme appartient à l'Éditeur. Le logiciel, ses interfaces, ses modèles de documents et sa base documentaire restent la propriété de l'Éditeur. L'abonnement confère un droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée du contrat.

Formule sans engagement. Le contrat est conclu pour une durée indéterminée et se renouvelle par période mensuelle. Le titulaire peut y mettre fin à tout moment, sans motif ni indemnité, avec effet à la fin du mois en cours. Le mois entamé reste dû et ne donne lieu à aucun remboursement.

Formule avec engagement de 12 mois. Le contrat est conclu pour une période ferme de 12 mois, renouvelée tacitement par périodes successives de 12 mois. Le titulaire peut demander la résiliation à tout moment : elle prend effet à l'échéance de la période en cours, jusqu'à laquelle le service reste pleinement accessible. Le prix de la période entamée reste acquis à l'Éditeur et ne donne lieu à aucun remboursement, sauf dans les cas prévus au paragraphe suivant.

Résiliation pour motif. L'Éditeur ne peut résilier le contrat qu'en cas de manquement grave du titulaire ou de défaut de paiement, après mise en demeure restée sans effet pendant trente jours ; le défaut de paiement peut, avant cela, entraîner la suspension de l'article 12. Le titulaire peut résilier sans attendre l'échéance si l'Éditeur manque gravement à ses obligations, s'il cesse de fournir le service, en cas de force majeure prolongée (article 17), de refus de nouvelles conditions (article 19) ou d'objection non levée à un nouveau sous-traitant (article 6 du contrat de sous-traitance). Dans ces cas, la part du prix correspondant à la période restant à courir lui est remboursée au prorata.

Récupération de vos données — à tout moment, et sans nous le demander. Le titulaire du compte peut à tout moment produire, depuis ses réglages, une archive complète du cabinet. Elle contient l'intégralité des données en format structuré et réexploitable, l'ensemble des documents produits sous une forme ouvrable dans n'importe quel navigateur, sans connexion et sans Achyl, et les documents signés copiés à l'identique. Le dossier d'un patient peut aussi être exporté seul, pour répondre à une demande de ce patient.

Après la résiliation. Les données restent accessibles pendant quatre-vingt-dix jours, période durant laquelle le titulaire peut se connecter et produire cette archive. À l'issue de ce délai, elles sont supprimées définitivement, chez l'Éditeur comme chez ses sous-traitants. Un e-mail prévient le titulaire trente jours avant l'effacement, et une attestation d'effacement lui est adressée à l'échéance (elle peut aussi être demandée à dpo@achyl.co). Les dossiers de soin et les factures dont la loi impose la conservation sont archivés chiffrés, hors ligne, puis effacés à leur terme (vingt ans après la dernière consultation, dix ans pour les factures). Les copies de sauvegarde disparaissent dans les trente jours. Un compte d'essai non converti est effacé douze mois après la fin de l'essai, avec la même prévenance.

Il appartient au praticien, en sa qualité de professionnel de santé, de conserver les dossiers de ses patients pendant la durée qui lui est applicable. L'archive lui en donne les moyens ; la conservation reste son obligation.

L'Éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du service, sans garantie d'absence d'interruption. Les opérations de maintenance planifiées sont, dans la mesure du possible, annoncées à l'avance et conduites en dehors des heures ouvrées.

L'Éditeur ne garantit pas un taux de disponibilité contractuel. Le praticien est invité à en tenir compte dans l'organisation de son cabinet, notamment pour ce qui relève de la continuité des soins.

Ce qui relève du praticien. L'analyse, le diagnostic, la décision de soin et le contenu final de tout document remis à un patient, à un confrère ou à un organisme relèvent de sa seule responsabilité professionnelle (cf. articles 2 et 4). L'Éditeur ne saurait être tenu responsable d'un usage de contenus générés sans relecture ni validation, d'une erreur de saisie, ni des conséquences d'une prise en charge.

Espace patient. Le praticien peut envoyer à un patient les exercices prescrits lors d'une consultation. Le patient les consulte dans un espace personnel, ouvert par un code envoyé à l'adresse e-mail renseignée au dossier ; il n'y voit que ces exercices et l'intitulé de la consultation que le praticien a relu avant l'envoi. L'exactitude de l'adresse e-mail du patient relève du praticien, qui peut révoquer l'accès à tout moment depuis la consultation.

Ce qui relève de l'Éditeur. Il répond de la disponibilité raisonnable du service, de la sécurité et de la confidentialité des données qui lui sont confiées, et du respect de ses obligations de sous-traitant au sens du RGPD.

Limitation. Dans les limites permises par la loi, et sauf faute lourde ou dolosive, la responsabilité de l'Éditeur au titre du contrat est plafonnée au plus élevé des deux montants suivants : les sommes effectivement versées par l'utilisateur au cours des douze mois précédant le fait générateur, ou le prix d'une année de la formule complète sans engagement (828 € HT) — ce second montant valant notamment pendant la bêta, où rien n'est versé. Ce plafond ne s'applique ni aux dommages corporels, ni aux manquements à la protection et à la sécurité des données personnelles, ni à la restitution des données prévue à l'article 14.

Ces obligations — fournir le service, protéger les données qui lui sont confiées et les restituer — constituent l'obligation essentielle de l'Éditeur. Conformément à l'article 1170 du code civil, aucune stipulation des présentes ne peut la priver de sa substance.

Aucune des parties n'est responsable d'un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du code civil. La partie empêchée en informe l'autre sans délai ; l'exécution de l'obligation empêchée est suspendue pendant la durée de l'empêchement. S'il se prolonge au-delà de trente jours, chaque partie peut résilier le contrat sans indemnité, par écrit ; la part du prix correspondant à la période non servie est alors remboursée et les données sont restituées dans les conditions de l'article 14.

Le traitement des données est décrit dans la politique de confidentialité, le contrat de sous-traitance et la liste nominative des sous-traitants. Le praticien est responsable de traitement ; l'Éditeur, sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, n'agit que sur ses instructions. Le contrat de sous-traitance fait partie intégrante des présentes : il précise notamment les sous-traitants ultérieurs, la notification d'une violation de données au praticien sous quarante-huit heures, les mesures de sécurité et les durées de conservation.

Journalisation. Les créations, consultations, modifications et suppressions de dossiers sont journalisées — auteur, horodatage, opération et référence du dossier, à l'exclusion de toute donnée de santé. Ce journal est conservé aussi longtemps que le dossier auquel il se rapporte, consultable et exportable par le seul titulaire du compte, et chaque praticien en est informé à sa connexion. Il répond à l'obligation de traçabilité des accès au dossier patient.

Enregistrements audio. Ils sont supprimés automatiquement trente jours après l'enregistrement, dès lors que leur transcription a abouti : leur finalité — la rédaction du compte-rendu — est épuisée une fois celui-ci produit. Les transcriptions et les documents, eux, sont conservés.

L'Éditeur peut faire évoluer les présentes conditions et le contrat de sous-traitance. Toute modification substantielle est portée à la connaissance de l'utilisateur, par la plateforme ou par courrier électronique, au moins trente jours avant son entrée en vigueur. L'utilisateur qui n'accepte pas les nouvelles conditions peut résilier sans frais avant cette date ; à défaut, les nouvelles conditions s'appliquent à leur entrée en vigueur. Le praticien peut indiquer en avoir pris connaissance depuis la plateforme, sans que ce geste conditionne l'accès au service. Les versions acceptées et leurs dates sont conservées.

Les présentes CGU sont régies par le droit français. En cas de différend, les parties s'efforcent de le résoudre amiablement, par écrit, pendant un délai de trente jours. À défaut d'accord, le litige est porté devant la juridiction compétente selon les règles de droit commun.